Gerenciamento de tempo é uma ferramenta poderosa, principalmente na vida atribulada que vivenciamos atualmente, com muitas demandas do trabalho, da vida pessoal, saúde, família e de tantas outras áreas que precisamos dar conta.
Para equilibrar os pratos, ter estratégias inteligentes de gestão de tempo é mais que necessário, e nesse artigo vamos mostrar como você pode buscar uma vida mais equilibrada e feliz, e ainda realizar as suas tarefas com menos estresse e ansiedade.
O que é gerenciamento de tempo?
Quase 70% da população brasileira sofre com ansiedade e menos da metade procura ajuda psicológica, aponta o site CNN Brasil. Dificuldade para relaxar, preocupação com coisas externas, facilidade para se estressar, medo de coisas ruins acontecerem são apenas alguns dos sinais apontados pela pesquisa. Esses dados só comprovam o quão importante é ter uma estratégia de gestão de tempo para diminuir os sintomas relacionados à saúde mental.
Antes de mais nada, vamos entender o que significa gerenciamento de tempo. É o processo de planejar e organizar suas atividades de forma eficiente, permitindo que você utilize seu tempo de maneira produtiva.
Envolve definir prioridades, estabelecer metas e criar um cronograma que ajude a maximizar o tempo disponível para realizar tarefas, sejam elas pessoais ou profissionais. Os principais elementos do gerenciamento de tempo incluem:
- Definição de metas: Saber o que você deseja alcançar.
- Prioridades: Identificar quais tarefas são mais importantes e urgentes.
- Planejamento: Criar um cronograma ou lista de tarefas.
- Execução: Realizar as atividades conforme o planejamento.
- Avaliação: Revisar e ajustar seu plano conforme necessário.
Um bom gerenciamento de tempo pode levar a uma maior produtividade, redução do estresse e um melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional.
Importância da gestão de tempo
Na atualidade, o tempo tem se tornado algo fundamental, principalmente quando envolve decisões a serem tomadas ou quando interfere na vida de outras pessoas. Essa visão acelerada causa pressões que, muitas vezes, são desnecessárias, afetando relacionamentos de forma geral. Por isso, a gestão é crucial porque permite aumentar a produtividade, reduzindo o estresse e evitando a procrastinação.
As tecnologias e seu uso cada vez maior influenciam e atrapalham a delimitação do que é realmente prioridade, já que temos toda a informação necessária na palma das mãos, permitindo sacrificar o momento de lazer e descanso.
Quando você gerencia bem seu tempo, pode focar em tarefas prioritárias, alcançar metas mais rapidamente e equilibrar melhor a vida pessoal e profissional. Além disso, uma boa gestão de tempo promove uma sensação de controle e satisfação, essencial para o bem-estar geral.
Onde aplicar o gerenciamento de tempo?
Depois de compreender a importância desta estratégia, vamos abordar em quais momentos da vida ela pode ser benéfica:
- Trabalho: Organizar tarefas diárias, definir prioridades e gerenciar projetos para aumentar a produtividade.
- Estudos: Criar um cronograma de estudos, dividir conteúdos por matérias e planejar revisões.
- Vida pessoal: Balancear atividades sociais, tempo em família e hobbies, além de reservar momentos para autocuidado.
- Saúde: Programar treinos, consultas médicas e preparar refeições, garantindo uma rotina saudável.
- Finanças: Planejar orçamentos, datas de pagamento e metas de economia.
- Projetos pessoais: Estabelecer prazos e etapas para concluir projetos criativos ou empreendimentos.
Essas aplicações ajudam a otimizar o tempo e alcançar metas de forma mais eficaz. Mas, para fazer isso, é preciso entender as técnicas que são aplicadas e é sobre isso que vamos falar agora!
Técnicas de gestão de tempo
Existem várias técnicas de gestão disponíveis, seja por meio de aplicativos de celular, usando o tradicional papel, nas agendas sofisticadas, temos diversas possibilidades de escolha e vamos trazer as 10 mais utilizadas:
- Método Pomodoro: Trabalhe em blocos de 25 minutos seguidos de 5 minutos de pausa.
- Lista de tarefas: Anote e priorize tarefas para ter clareza sobre o que precisa ser feito.
- Matriz de Eisenhower: Classifique tarefas em quatro quadrantes (importante/urgente) para priorizar.
- Time blocking: Reserve horários específicos para tarefas no calendário.
- Regra dos 2 minutos: Faça imediatamente tarefas que levam menos de 2 minutos.
- Revisão semanal: Revise seu progresso e ajuste metas semanalmente.
- SMART goals: Defina metas que sejam específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e temporais.
- Delegação: Passe tarefas que outros podem fazer para focar no que é mais importante.
- Técnica do Blitz: Dedique períodos curtos para realizar tarefas intensamente.
- Visualização de tarefas: Use quadros ou aplicativos para acompanhar o progresso.
Essas técnicas são simples e você pode testá-las no seu dia a dia para entender o que mais se adapta a sua rotina e necessidade. Agora que você já aprendeu todas essas informações a respeito do gerenciamento de tempo, vamos trazer algumas estratégias para tornar a sua vida mais equilibrada!
8 estratégias de gerenciamento de tempo
De nada adianta ter várias técnicas se você não souber como aplicá-las na sua rotina. Por isso, vamos trazer 8 exemplos de como você pode inserir a gestão de tempo na sua vida, de forma prática e orgânica:
- Defina as suas prioridades
O primeiro passo é lembrar que prioridade é UMA coisa por vez, e não dez ao mesmo tempo. Estabelecer o que é mais importante de acordo com o momento em que você se encontra, tornará mais fácil e menos estressante saber o que precisa ser feito.
Como exemplo, você pode utilizar uma matriz de Eisenhower para decidir se deve responder um e-mail urgente ou terminar um relatório importante, de acordo com a sua prioridade.
- Faça um planejamento semanal
Tem gente que gosta de fazer planejamentos mensais ou mesmo semestrais e anuais, mas vamos focar nos pequenos passos. Aqui você deve ter em mente quais são as suas atividades diárias no decorrer da semana e você pode incluir tudo, desde o horário em que acorda e come as refeições, até o horário de treinar e dormir.
Você pode, por exemplo, reservar 30 minutos todo domingo para planejar a sua semana, definindo as tarefas que serão realizadas em cada dia. Mas é importante ter em mente que nada está escrito em pedra, adversidades irão surgir e você poderá modificar o seu cronograma da forma como achar melhor.
- Usar a técnica Pomodoro a seu favor
Essa técnica já é mais que conhecida entre as pessoas que gostam de ferramentas de gestão de tempo. Você pode adaptar o tempo de acordo com as suas necessidades e usá-lo para diversos fins, como estudo, trabalho, meditação, leitura, dentre outras coisas.
Estude, por exemplo, por 50 minutos e faça uma pausa de 10 minutos para descansar a mente antes de começar novamente as suas atividades.
- Aplique a técnica de batching
Para economizar tempo e energia do seu cérebro, existem diversas técnicas que são utilizadas, incluindo a de batching. Ela serve para agrupar tarefas que são semelhantes ou possuem a mesma finalidade, assim, você as executa uma única vez e otimiza seu tempo.
Você pode reservar um bloco de tempo na manhã para responder todos os e-mails de uma vez, em vez de interromper o trabalho várias vezes ao dia.
- Uso de listas de tarefas no papel ou online
Essa técnica é antiga e mais do que aplicada em praticamente todas as áreas da vida, mas não podemos deixá-la de fora da nossa lista. O uso de listas é fundamental, principalmente para as pessoas que tem dificuldade em se lembrar de coisas que precisam ser feitas, como comprar produtos no mercado, agendar uma consulta médica ou pagar um amigo.
Crie uma lista de tarefas diariamente, com as três principais prioridades destacadas para se concentrar nelas primeiro.
- Faça uma revisão regularmente
É sempre importante revisar aquilo que está sendo aplicado no dia a dia, seja um cronograma de estudos, uma tarefa no trabalho ou uma lista de atividades diárias. Veja se você está realmente atingindo as metas necessárias ou se existem pontos a serem melhorados.
Como exemplo, você pode, em um dia da semana, reservar 15 minutos para revisar o que você completou na semana e planejar o que precisa ser feito na próxima.
- Usar a tecnologia a seu favor
Mesmo que o uso da tecnologia tenha colaborado para aumentar os níveis de ansiedade, competitividade e pressões externas, temos que analisar os seus pontos positivos. Os aplicativos, sites e softwares podem ser ótimos otimizadores de tempo.
Existem diversos disponíveis de forma gratuita ou paga que ajudam a organizar a sua rotina, lembrar das tarefas que precisam ser feitas – como beber água – e tudo isso de forma automatizada e sem perder tempo.
Utilize um aplicativo como Todoist para gerenciar suas tarefas diárias, estabelecendo prazos e lembretes.
- Inclua atividades relaxantes na sua rotina
Nem só de tarefas podemos viver, não é mesmo? Praticar yoga, meditação ou outras técnicas de relaxamento podem colaborar positivamente para uma vida mais feliz e menos estressada.
Além disso, você pode usar produtos naturais para trazer mais calma e relaxamento no seu dia. A cannabis medicinal é uma excelente opção para que busca diminuir a ansiedade, depressão e outros quadros de saúde mental.
A Kaya Doc pode te ajudar a encontrar os melhores médicos prescritores, para que você otimize seu tempo, escolha os melhores profissionais e ganhe mais qualidade de vida na sua rotina!
